繰り返し作業をAIと自動化ツールで減らしたい｜作業を手順に分け、AI・自動化ツール・手作業に振り分ける方法

01繰り返し作業を減らしたいのに、どこから手を付けるか決まらない

問い合わせの転記や毎週の集計、決まった形の連絡のように、毎回ほぼ同じことをしているのに時間だけは確実に取られる作業があります。AIや自動化ツールで減らせると聞いて調べ始めても、紹介されているのは大きな会社の導入事例やツールの一覧が中心で、自分の机の上のどの作業から始めればよいかまでは書かれていません。

この記事は、事務や営業補助などで繰り返し作業を抱え、AIや自動化ツールで減らしたいと考えている初心者に向けたものです。読み終えたときには、自分の作業を1件ずつ見て、自動化ツールに任せるか、AIに下書きさせて人が確かめるか、手作業のまま残すかを、自分で決められる状態を目指します。

そのために、作業をいきなりツールに当てはめず、手順に分けてから振り分けます。1つの作業の中にも、決まった手順で済む部分と、文章を読んで判断する部分が混ざっているからです。任せると決めた手順は、使い始める前に過去の記録で試します。

題材の作業リスト、問い合わせ、AIの出力例は、すべてつくりてラボが作った架空の例です。実在の会社や人とは関係ありません。AIの出力例も練習用に人が書いたもので、特定のAIサービスで実行した結果ではありません。

02AIと自動化ツールは、得意な作業が違う

「自動化」とひとまとめにされがちですが、動き方で分けると3種類あります。決めた手順をそのとおりに繰り返す自動化ツール、表計算ソフトの中の操作を記録して再生するマクロ、文章を読んで要約・分類・下書きをするAIです。下の表は、それぞれの公式資料で確かめた内容をもとに整理しました。

MicrosoftのPower Automateについて、公式の解説は、クラウドフローをメールの到着や特定の時刻などをきっかけに動く自動化と説明しています。デスクトップフローは、ルールベースのタスクを実行する人向けに設計されたものです。GoogleのApps Scriptは、スプレッドシートやGmailなどと連携する処理を書け、スクリプトはGoogleのサーバーで実行されます。Excelのマクロ記録は、記録中の操作をほとんどすべて記録し、あとから再生する仕組みです。

AIの出番は、決まった手順の繰り返しより、毎回中身の違う文章を扱う場面です。ただしOpenAIのヘルプには、ChatGPTが誤った出力や誤解を招く出力を生成することがあり、間違っていても自信があるように聞こえる場合もある、と書かれています。手順どおりに動く道具と、毎回少しずつ違う答えを返す道具とでは、任せたあとの確かめ方が変わります。

Power Automateのデスクトップアプリは、サインインに使うアカウントの種類によって含まれる機能が異なり、公式の解説に比較の案内があります。職場のパソコンで使う場合は、会社が許可しているツールかどうかを先に確認してください。

03練習用の材料：架空の事務担当者が1週間に繰り返した作業8件

下は、小さなリフォーム会社で事務を担当する架空の人物が、1週間の仕事から繰り返している作業を書き出したリストです。回数と1回あたりの時間は、本人のメモという設定で、つくりてラボが作った数字です。

自分で試すときは、次の節の5つの問いを読む前に、8件それぞれを「自動化ツール」「AIの下書きと人の確認」「手作業のまま」のどれにするか、先に決めてメモしておいてください。答え合わせで、自分の判断とずれた作業がどれだったかを見ると、自分の作業を振り分けるときの癖が分かります。

【つくりてラボが作った架空の例：事務担当者の繰り返し作業（1週間分）】
（会社・人物・数字はすべて架空です）

A　問い合わせフォームの回答を、管理用のスプレッドシートに1件ずつ書き写す（週10回・1回5分）
B　書き写した問い合わせを読み、「見積」「修理」「その他」に分けて担当者に知らせる（週10回・1回5分）
C　見積の問い合わせに、受付のお礼と今後の流れを伝える返信を書く（週6回・1回10分）
D　毎週月曜に、先週の問い合わせの件数を種類別に数えて、社内のチャットに載せる（週1回・20分）
E　届いた請求書のPDFを、取引先名と日付の入った名前に変えて共有フォルダに保存する（週8回・1回3分）
F　現場の写真を、工事ごとのフォルダに振り分ける（週3回・1回15分）
G　取引先から届いた単価変更の連絡を読み、見積の単価表を直す（月1回ほど・1回30分）
H　お客様からの苦情や強い要望のメールに返信する（月2回ほど・1回40分）

04振り分けに使う5つの問い

作業を振り分けるときは、ツールの名前から考えず、作業の側に問いを当てます。下の5つを上から順に答え、最初に止まった問いで振り分け先を決めてください。

問1と問2は、作業の中身が決まった手順で書き切れるかどうかを見ています。手順を言葉で書き切れる作業なら、毎回同じように動く自動化ツールやマクロのほうが、毎回少し違う答えを返すAIより確かめる手間が少なくて済みます。問3は、誤りがどこへ届くかを見る問いです。社外の人やお金に関わる作業は、AIや自動化ツールを使う場合でも、送る前に人が見る手順を残します。

問4は、作る手間に見合う回数があるかを見ています。月に1回しか起きない作業を自動化しても、作るのにかかった時間を取り戻すまでに長い期間がかかり、その間に手順のほうが変わることもあります。問5は、AIに渡す文章に個人情報や社外秘が含まれるかの確認です。入れてよい範囲は職場の決まりで変わるため、関連記事の線引きの手順も合わせて使ってください。

05答え合わせ：8件の振り分けと、決め手になった問い

下の表は、5つの問いを当てて当サイトが振り分けた答え合わせです。同じ作業でも、職場の決まりや使えるツールによって答えは変わります。自分の答えと違った作業は、どの問いで判断が分かれたかを確かめてください。

8件のうち、AIだけで完結する作業は1件もありません。AIを使うBとCも、AIは下書きや分類の案を出すところまでで、知らせる・送る前に人が見ます。反対に、AとDとEは手順を書き切れるので、AIを挟まずに自動化ツールで足ります。「AIで自動化」と考え始めると、このような作業にまでAIを入れて、確かめる手間を増やしてしまいがちです。

手作業のまま残したのはGとHです。Gは月1回ほどしか起きないうえ、単価表を間違えればそのまま見積の金額に響く作業です。Hは文面の一言が相手との関係を左右するため、AIに案を出させる使い方はあっても、仕組みとして自動で回す対象には入れていません。

061つの作業を手順に分ける：問い合わせの受付を5つの手順に

振り分けが決まったら、いちばん回数の多い作業を1つ選び、手順に分けてみましょう。例に使うのは、AとBとCがつながっている「問い合わせの受付」です。1つの作業として見るとAIに任せるか迷いますが、手順に分けると、AIが関わるのは5つのうち2つだけだと分かります。

分けるときは、手順ごとに「何が入って、何が出るか」を書きます。入るものと出るものを書けない手順は、まだ人の頭の中で判断が混ざっている状態です。その手順は無理に自動化せず、手順書に判断の基準を書き足すところから始めてください。

下の表のうち、手順2と手順4のAIの出力は、必ず手順3と手順5で人が見る形にしています。AIの出力を人が見ずに次の手順へ流す作りにすると、分け間違いや文面の誤りがそのまま担当者やお客様に届きます。

07AIに任せる手順は、過去の10件で先に試す

AIが関わる手順は、使い始める前に、すでに答えが分かっている過去の記録で試します。答えを知っている記録で試せば、AIの出した案が合っているかを1件ずつ照らせるからです。ここでは手順2の種類分けを、架空の問い合わせ10件で試す場合を例にします。

下の依頼文は、当サイトが練習用に書いたものです。種類ごとの基準と、どれにも当てはまらないときの扱いを先に書いておくと、AIが迷った問い合わせを無理にどれかへ入れにくくなります。理由を一文で返させるのは、あとで分け間違いの原因を探すためです。

問い合わせの本文を読み、種類を次の3つから1つ選んでください。

・見積：工事やリフォームの費用を知りたい、見積を出してほしいという依頼
・修理：すでにある設備や建物の不具合を直してほしいという依頼
・その他：上のどちらにも当てはまらないもの（請求・日程の確認・苦情など）

決められないときは、無理に選ばず「判断できない」と書いてください。
答えは「番号／種類／理由（一文）」の形で、1件1行で返してください。

1　浴室の床が冷たいので、床暖房を入れるといくらかかるか知りたいです。
2　先月直してもらった台所の水栓から、また水がにじんでいます。
（以下、3から10まで同じ形で続ける）

08問題を含む出力の例と、答え合わせの表

下は、前の節の依頼文から「判断できない」の指示と種類ごとの基準を省いて頼んだ場合に、起こりうる形を人が書いた出力の例です。10件のうち、答えと食い違うものが3件あります。答え合わせの表を見る前に、どれが食い違っているかを探してみてください。

3件の食い違いは、どれも本文の中の言葉に引っ張られたものです。4番は「見積」という語があっても中身は金額への問い合わせで、7番は「修理」の語があっても工事の日程の確認です。9番は直してほしいという依頼と苦情が混ざっていて、どちらの担当にも知らせる必要があります。基準と「判断できない」の逃げ道を依頼文に入れておけば、こうした問い合わせが「判断できない」に回り、人が読む手順に戻ってきます。

10件中7件が合っていたからといって、そのまま使い始めないでください。食い違った3件の原因を依頼文に書き足し、もう一度同じ10件で試します。答えと合わない件が残るうちは、手順3で人が全件を見る運用を続けます。合う件が増えても、人が見る手順そのものは外しません。

【つくりてラボが作った架空の例：問題を含む出力】
（AIで実行した結果ではありません。基準と「判断できない」の指示を省いて頼んだときに起こりうる形を、練習用に人が書いたものです）

1／見積／床暖房の費用を知りたいという依頼のため
2／修理／水栓の水漏れが再発しているため
3／見積／外壁の塗り替えの費用を知りたいという依頼のため
4／見積／本文に「見積」という言葉があるため
5／修理／換気扇から異音がするため
6／その他／請求書の宛名変更の依頼のため
7／修理／本文に「修理」という言葉があるため
8／見積／玄関に手すりを付ける費用を知りたいという依頼のため
9／修理／雨どいが外れているため
10／その他／打ち合わせ日の変更の依頼のため

09自動化ツールの部分で、気づかないうちに止まる3つの形

自動化ツールやマクロは、手順どおりに動くぶん、前提が変わったときに黙って間違えたり止まったりします。1つ目は、対象の範囲が広がらない形です。Microsoftのヘルプは、範囲内の作業を記録したマクロはその範囲のセルにだけ実行され、行を追加しても新しい行には実行されないと説明しています。問い合わせが増えて管理表の行が伸びると、最後の数行だけ処理されない状態が起こりえます。

2つ目は、失敗が画面に出ない形です。GoogleのApps Scriptの解説によると、インストール可能なトリガーで動いた関数が失敗しても、画面にエラーメッセージは表示されません。代わりにApps Scriptから失敗の概要を知らせるメールが送られ、実行ログでエラーの内容を確かめられる仕組みです。スクリプトを動かしているなら、このメールを見落とさない受け取り方を決めておきましょう。

3つ目は、入力の形が変わる形です。フォームに質問を1つ足しただけで、転記先の列が1つずれることがあります。Microsoftはフローの監視について、Power Automateのフローは「設定したら忘れてよい」ものではないとし、定期的な監視を勧めています。フォームや表の形を変えたときは、その日のうちに過去の1件で試し、転記された行を目で確かめてください。

試してから使う考え方は、マクロにも当てはまります。マクロは元に戻せないので、初めて実行する前にブックを保存するか、ブックのコピーで作業する、というのがMicrosoftのヘルプの案内です。Power Automateの場合は、デザイナーの「テスト」からフローを手動で試せます。

10作る前に、減る時間と作る・直す時間を並べる

自動化した結果、かえって時間が増えることもあります。作るのにかかる時間、うまく動かなかったときに直す時間、AIの出力を確かめる時間を足すと、手作業のほうが早い作業も残るからです。作る前に、減る時間とかかる時間を同じ表に並べてください。

架空の例のAなら、週10回・1回5分の書き写しが対象です。自動化ツールで転記するようにしても、転記された行を週に一度まとめて確かめる時間は残ります。Bは分類の案をAIが出しても、人が本文を読んで確かめるので、減るのは考える時間の一部だけです。AIを入れた手順では、減る時間を少なめに見積もっておくと、使い始めてからの見込み違いが小さくなります。

使い始めたら、最初の1か月は記入用ワークシートに、作るのにかかった時間、直した回数、確かめるのにかかった時間を書き残します。減った時間よりかかった時間が多い作業は、手作業に戻すか、手順を見直してください。手作業に戻すことも、自動化の判断のうちです。

11独学で進められる人、スクールで学ぶと進みやすい人

この記事の8件の振り分けで、自分の答えと違った作業の理由を説明でき、自分の作業でも手順の表を1つ書けた人は、独学で進められます。最初は、自動化ツールの用意された作り方（テンプレートや公式の手順）で手順1のような転記を1つ作り、過去の1件で試すところまでで十分です。公式の解説やクイックスタートは無料で読めます。

スクールを検討してよいのは、手順に分けたあと、自動化ツールの画面でその手順をどう組めばよいか分からず止まるときです。Apps Scriptのようにコードを書く道具では、エラーの読み方が分からないまま時間が過ぎることもあります。自分の職場の作業に近い題材で、作ったものを講師に見てもらえる環境があると、どこで間違えたかを早く知ることができます。

生成AIの講座でも、自動化ツールの操作まで扱うかは講座によって異なります。説明会や無料相談では、「自動化ツールやスクリプトと組み合わせる演習があるか」「自分の業務に近い題材で添削を受けられるか」「質問できる期間と回数はどうか」を聞いてみてください。独学とスクールのどちらが合うかの判断は、関連記事の基準も使えます。